MYS Harcama Ekleme, Ödeme Emri Belgesi Oluşturma

Merhaba değerli hocalarım,
Bugün sizlere MYS üzerinden harcama ekleme, ödeme emri belgesi oluşturma ve örnek bir ihale işleminin nasıl yürütüldüğünü adım adım anlatmak istiyorum. Bu süreçlerde zaman zaman kafa karışıklığı yaşandığını biliyorum. Ben de kendi uygulamalarımdan yola çıkarak samimi bir şekilde paylaşım yapayım istedim.

1. Harcama Ekleme

İlk adımımız, MYS’ye giriş yaptıktan sonra Harcama Yönetimi → Yeni Harcama Ekle sekmesini açmak oluyor. Burada karşımıza bir form çıkıyor.

Harcama türünü seçiyoruz (örneğin temizlik, kırtasiye, bakım-onarım vb.).
Tarihi ve tutarı giriyoruz.
Açıklama kısmına da mutlaka detaylı bir not düşüyoruz.

Ben açıklama kısmını asla boş bırakmıyorum hocalarım. Çünkü ileride denetim veya kontrol sürecinde “bu ödeme ne için yapılmıştı?” diye sorulduğunda detaylı açıklamalar çok işimize yarıyor.

2. TİF’i E-Belgeden İlişkilendirme

Harcama girişimizi yaptıktan sonra sıra geliyor TKYS üzerinden girdiğimiz malzemelerin ilişkilendirilmesine.

Burada şunu yapıyoruz:

E-Belge → Varlık İşlem Fişi (VİF) bölümüne giriyoruz.
Daha önce TKYS’de oluşturduğumuz TİF’i buradan seçiyoruz.
Sonrasında bu fişi harcama ile ilişkilendiriyoruz.

Yani malzemeyi MYS’ye tekrar eklemiyoruz. TKYS üzerinden girdiğimiz TİF burada bizim karşımıza çıkıyor ve doğrudan harcama ile bağlamış oluyoruz. Bu adım özellikle temizlik veya kırtasiye ihalelerinde büyük kolaylık sağlıyor.

3. Ödeme Talimatı Oluşturma

Üçüncü adımda artık Ödeme Talimatı hazırlıyoruz.

Menüden “Ödeme Talimatı Oluştur” kısmına tıklıyoruz.
Sistem bizim harcama kaydımızı ve ilişkilendirdiğimiz VİF’i listeliyor.
Bizden yalnızca gerekli kontrolleri yapmamız isteniyor.

Ben burada her zaman kalemleri, tutarları ve ilişkilendirilen TİF’in doğru olup olmadığını kontrol ediyorum. Küçük bir hata bile talimatın reddedilmesine sebep olabiliyor.

4. Ödeme Emri Belgesi Oluşturma

Sürecin son adımı ise Ödeme Emri Belgesi oluşturmak.

Menüden “Ödeme Emri” kısmına giriyoruz.
Daha önce oluşturduğumuz ödeme talimatını seçiyoruz.
Belgelerimizi ekliyoruz: fatura, ihale evrakları, TİF çıktısı gibi.

Ben dosyaları bilgisayarımda mutlaka klasörler halinde tutuyorum. Böyle olunca hem yükleme aşaması kolay oluyor hem de herhangi bir denetimde aradığımı hızlıca bulabiliyorum.

Ödeme emrini onaya göndermeden önce “ön izleme” yapıp son kez kontrol etmek çok önemli hocalarım. Çünkü yanlış bir bilgi ya da eksik evrak işimizi epey zorlaştırabilir.

Sık Karşılaşılan Hatalar

Benim gördüğüm en yaygın hatalar şunlar:

Açıklama kısmını boş bırakmak,
Yanlış TİF ilişkilendirmek,
Faturayı eklemeyi unutmak,
Birim fiyat ve toplam tutar uyuşmazlıkları.

Bu hatalardan kaçınmak için her aşamada kısa bir kontrol yapmak büyük fark yaratıyor.

Benim Tavsiyem

Hocalarım, MYS süreci ilk başta karmaşık görünebilir ama birkaç uygulamadan sonra gerçekten eliniz alışıyor. Benim size samimi tavsiyem:

Acele etmeyin,
Açıklamaları ayrıntılı yazın,
Evraklarınızı düzenli arşivleyin.

Bu şekilde hem kendi işinizi kolaylaştırıyorsunuz hem de okulun mali işlerinde güvenle ilerlemiş oluyorsunuz.

Örnek Video: Temizlik İhalesi İşlemleri

Ben burada yazılı olarak anlattım ama işin görsel tarafı da önemli. Biz bu süreci örnek bir temizlik ihalesi üzerinden videoyla da detaylı anlattık.

Videoda: